VExpenses: a startup que otimizou o processo de gestão de despesas de uma multinacional do mercado de jogos e entretenimento

Sobre o VExpenses

A gestão de despesas corporativas e o reembolso de custos com viagens é um desafio, tanto para as áreas financeiras das empresas, quanto para os colaboradores. 

Do lado das corporações, controlar com precisão os gastos com quilometragem, verificar recibos e centralizar a gestão das despesas corporativas pode tomar um tempo considerável que poderia ser gasto com atividades mais estratégicas. Já para os colaboradores, a perda de notas fiscais e recibos é algo muito comum e pode acarretar custos não cobertos pelas organizações. 

Pensando nisso, o VExpenses, startup de Ribeirão Preto – SP, fundada em 2016, desenvolveu uma ferramenta que analisa, de forma inteligente, as despesas decorrentes de viagens e outros tipos de reembolso, permitindo uma maior eficiência na prestação de contas das companhias e uma redução de custos de até 88%.

Na solução, é possível, por exemplo, fazer a leitura automática de recibos, a centralização e o controle das políticas de reembolso, aprovação de despesas, a geração de indicadores, além do reembolso dos custos com transporte por meio de GPS.  

Com clientes como BASF, Hershey e Banco ABN AMRO, o VExpenses triplicou de faturamento no ano de 2019.

O Cliente e o Desafio

Uma das líderes do mercado de entretenimento no Brasil, a Copag é pioneira na produção de cartas para jogar, tendo se tornado uma das maiores empresas globais deste segmento após a fusão, no início dos anos 2000, com a companhia belga Cartamundi.

Com um grande número de colaboradores no país, o processo de reembolso da empresa era um gargalo da área financeira, que tinha de recalcular as despesas dos relatórios recebidos em planilhas, organizar o volume de comprovantes de gastos e controlar a perda de recibos e documentos. 

Da parte dos colaboradores, havia a necessidade de anexar todos os recibos comprobatórios das despesas e confeccionar um relatórios de gastos, os quais também exigiam um gasto expressivo de tempo.  

A Solução

A startup VExpenses apresentou sua solução para a Copag e digitalizou todo o processo de reembolso da empresa.

Com isso, tanto os colaboradores que saem em viagens externas quanto a área financeira conseguiram economizar tempo e direcionar esforços para outras atividades mais estratégicas. Além disso, segundo David Medina, da área financeira e de planejamento orçamentário da Copag, foi possível ter uma visão mais ampla do quadro de despesas da companhia e iniciar processos de otimização de gastos.

Segundo Medina, as funcionalidades da plataforma VExpenses que mais auxiliam a operação da Copag são o recolhimento automatizado dos dados de recibo, o controle de custos com quilometragem através de GPS e a possibilidade de funcionamento offline da ferramenta.

Resultados

• Economia de tempo e recursos nos processos de reembolso;
• Visão mais minuciosa do quadro de despesas da companhia para uma melhor tomada de decisões sobre o planejamento financeiro/orçamentário;
• Digitalização do recebimento de comprovantes de gastos, evitando a perda dos recibos em papel;
• Organização mais eficiente da área financeira;
• Redução de custos, por meio do acompanhamento mais preciso dos gastos realizados pelos colaboradores;
• Melhoria na tomada de decisões do setor de reembolso.

Contatos

• Telefone: (16) 3911-7678
• E-mail: vexpenses@vexpenses.com
• Facebook: https://www.facebook.com/vexpense/

Sobre o Follow-On:

Com uma rede que já conta com mais de 90 parceiros, o Follow-on é uma iniciativa organizada pela Liga Ventures que tem como objetivo reforçar a crença no ambiente empreendedor e de inovação do Brasil diante do cenário atual. O Follow-on quer contribuir para a discussão de uma Agenda Positiva de retomada, pautando as ações de inovação com startups como algo fundamental também em momentos de crise. A nossa rede está organizando uma série de apresentações de pitches de startups, conteúdos especiais, painéis com especialistas, cases estruturados, artigos de opinião, entre outros formatos para que possamos fundamentar ainda mais nossas decisões para uma Agenda Positiva de retomada.

Sobre a Liga Ventures:

Criada em 2015, a Liga Ventures é uma das maiores aceleradoras de startups do país e pioneira no mercado de aceleração corporativa e corporate venture, com parceiros como Porto Seguro, GPA, Banco do Brasil, Brink’s, Embraer, Mercedes-Benz, TIVIT, Saint-Gobain, Unilever, Vedacit, Souza Cruz, Suvinil, Bauducco, Ferrero, Colgate-Palmolive, Unimed FESP e Sodexo. A Liga também já acelerou mais de 200 startups nos ciclos de aceleração e criou mais de 25 estudos inéditos por meio do projeto Liga Insights, apontando startups que estão inovando nos setores de AutoTech, Retail, Tecnologias Emergentes, HR Techs, Health Techs, IT, Real Estate, Food Techs, MarTechs, AgroTechs, EdTechs, entre outros.