Entenda como a Runrun.it otimizou a gestão de projetos e aumentou em mais de 400% a eficiência das operações da XP

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Sobre a Runrun.it

Em 2007, os sócios Antonio Carlos Soares, Franklin Valadares e Patrick Lisbona fundaram uma empresa de desenvolvimento de aplicativos de celular para grandes companhias. O mercado de mobile estava em expansão, o que permitiu que a empresa crescesse bastante pelo Brasil. Internamente, no entanto, a gestão sofria com alguns gargalos relacionados a processos, como previsibilidade de entregas, cumprimento de prazos e gestão das pessoas da equipe.

Diante da necessidade de mitigação destes problemas, em 2013, a liderança viu uma oportunidade de desenvolvimento de um software de gestão de projetos, tarefas, tempo e rentabilidade, que resolveria os obstáculos enfrentados pela gestão da empresa. Naquele mesmo ano, ela lançava no mercado uma solução para médias e grandes empresas.

Nascida neste contexto, a startup Runrun.it oferece uma solução completa para gestão de tarefas, projetos e fluxos de trabalho de maneira flexível. “Tornar a vida no trabalho mais fácil com ferramentas que respeitam a maturidade de gestão permitindo uma progressão gradual e que beneficiem todos os membros das equipes é gratificante para nós”, diz Soares, CEO e co-fundador do Runrun.it.

Com a missão de resolver os problemas do dia a dia da forma mais pragmática possível, a Runrun.it tem uma base de mil clientes, dentre eles Bradesco, Natura, Nubank, Rede Globo, agência Enext, FGV, 99 e Banco Votorantim. “A proximidade com grandes empresas no nosso segmento, o de gestão do trabalho, tem nos ajudado a aprimorar o produto rapidamente, conseguimos até resolver questões essenciais do trabalho remoto e híbrido. Coletivamente, avançamos cinco anos em 12 meses”, fala Soares.

“O objetivo é o equilíbrio entre esforço e entrega, visando um nível sustentável de produtividade. Fazemos o acompanhamento e distribuição das atividades em seus projetos e processos de acordo com disponibilidades. Oferecemos dashboards e relatórios gerenciais para o gestor ter a visão do todo em tempo real”, explica Soares, sócio da Runrun.it.

Sobre o cliente

A XP, cliente escolhida para o estudo de caso, atua há 19 anos no mercado financeiro do país com assessoria de investimentos. A empresa conta com mais de 2,3 milhões de clientes ativos, e, além do Brasil, tem escritórios nos Estados Unidos e na Suíça.

Desafios enfrentados pela XP

De acordo com Júlia Cavallari, analista sênior de marketing na XP, o time de marketing começou a tomar forma e precisava organizar todas as demandas criativas para otimizar e garantir a qualidade de todas as entregas. “Quando entrei, as demandas vinham por e-mail e/ou diferentes tipos de plataformas gratuitas de gestão que só deixavam as coisas mais confusas. Era muito difícil saber quem estava fazendo o que, quais tarefas estavam sendo realizadas e qual era o prazo de entrega, pois cada coisa entrava por um meio”, relata Cavallari.

Devido a este contexto, ainda mais em um cenário de home office, a empresa não conseguia medir a gestão de tempo de cada pessoa e das equipes, bem como analisar a produtividade, a distribuição e a realização das tarefas, além da dificuldade de centralização de informações e de comunicação entre as equipes.

Resultados obtidos pela Runrun.it

A implementação da solução da startup na empresa XP trouxe bons frutos. Júlia Cavallari relata que a plataforma da Runrun.it permitiu que a gestão tivesse uma visão 360º da equipe e das marcas. Foi possível organizar o alto volume de tarefas, acompanhar a produção, finalização e prazos de entrega por meio do software que automatiza as demandas, distribui tarefas, gera relatórios, dashboard e chat para comunicação.

“Através do RR, consigo emitir relatórios que permitem uma avaliação mais apurada da eficiência da equipe, considerando métricas como horas registradas e tarefas entregues. Com essa gestão mais próxima das pessoas, fico atenta a quanto elas estão trabalhando e ao que é essencial, especialmente no momento que estamos vivendo. Assim, garanto que ninguém fique sobrecarregado”, diz Júlia Cavallari, analista sênior de marketing na XP.

Outro recurso importante da solução é o registro organizado de todas as entregas e de todos os projetos realizados, facilitando a consulta e o compartilhamento de arquivos. Essa funcionalidade ainda permite que a área faça uma análise dos resultados, o que, no caso do Marketing da XP, foi fundamental para a constatação de um avanço expressivo. “Em outubro de 2020, entregamos mais de 400 peças para uma das marcas e tínhamos 39 tarefas rolando durante o mês. Agora, em abril de 2021, temos um total de 2.064 peças e 156 tarefas”, diz Cavallari. Os resultados gerais, segundo a analista sênior, significaram um aumento aproximado de 400% de eficiência na gestão de projetos em apenas seis meses de uso da plataforma.

De olho no futuro

Na opinião de Franklin Valadares, co-fundador da Runrun.it, o tempo dos colaboradores é matéria-prima essencial para qualquer empresa, portanto, a startup aposta na administração desse tempo como sendo prioridade para qualquer empreendimento nos próximos anos. Para ele, com o crescimento da competitividade dos mercados e do tamanho das empresas, que exigirão equipes mais sincronizadas e produtivas, surge a necessidade das lideranças migrarem o controle de equipes de planilhas e e-mails para ferramentas mais sofisticadas, como o software da startup. Assim, o que se espera é que cada vez mais empresas procurem a solução e que a área cresça mais a cada ano.

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