Administradores de Condomínios

Administrar um condomínio, seja ele residencial, industrial ou comercial é, muitas vezes, complexo devido à quantidade de tarefas a serem cumpridas, comparado à administração de empresas. De acordo com publicação no site do SEBRAE (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), “a administração de condomínios é um negócio que está ligado à conveniência, comodidade e bem-estar”.

Com o aquecimento do mercado imobiliário e o surgimento de novos condomínios – em 2014, eram mais de 57 mil apenas no estado de São Paulo, de acordo com dados da AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo) –, o número de administradoras condominiais tem, consequentemente, crescido. Segundo informações do blog da administradora Robotton, mais de 68 milhões de brasileiros vivem em condomínios, número que representa aproximadamente 33% da população brasileira. O PIB (Produto Interno Bruto) movimentado pelo setor chega aos R$ 165 bilhões anuais.

Terceirizar serviços a empresas especializadas passou a ser, portanto, uma maneira mais fácil de diminuir a quantidade de problemas legais, contábeis e fiscais. Segundo o portal SindicoNet, entre as principais funções das administradoras estão, por exemplo realizar o gerenciamento de arquivos documentais, controlar o cadastro de proprietários, atender os condôminos, recrutar e selecionar funcionários, elaborar previsões orçamentárias, emitir de recibos e boletos bancários, atualizar a legislação inerente ao setor, além de muitas outr. Por mais que muitos dos serviços prestados por essas empresas não sejam de fato notados pelos clientes – no caso, condôminos -, realizá-los está longe de ser uma tarefa simples ou fácil. Mais do que realizar as tarefas em si, precisam oferecer ao seu cliente final uma boa experiência como morador.

Aplicativos

Se nos últimos anos as administradoras imobiliárias viram nos websites uma tendência que teria grande impacto no mercado e em seus negócios, esse espaço será, em um futuro próximo, ocupado pelos aplicativos mobile, também de forma a facilitar o controle de atividades. De acordo com post no blog Updater, com o aumento do uso de smartphones, tornou-se muito mais efetivo apostar em plataformas mobile, que precisariam conter, por exemplo, uma navegação limpa e intuitiva, um canal de mensagens instantâneas para a comunicação entre condôminos e o staff da administradora e um centro para a solicitação de manutenções e alertas de emergência.

Resultados de uma pesquisa realizada em 2015 pelo portal brasileiro SíndicoNet com mais de 4.400 pessoas – entre elas síndicos, administradores, síndicos profissionais e outros gestores –, vão de acordo com a publicação do Updater. Conforme a pesquisa, 22% dos participantes afirmaram que se utilizam de recursos online como redes sociais, sites de condomínios e aplicativos para realizar a comunicação com vizinhos e administradores, índice que representa um aumento de mais de 250% em relação ao de 2013 (6,5%).

Há 28 anos no mercado, a Manager Gestão Condominial administra mais de 65 mil domicílios, formando uma base que conta com mais de 120 mil clientes. Segundo Marcelo Mahtuk, Diretor-Executivo e Fundador da empresa, inovar é melhorar a experiência de cada um dos condôminos e gerar bons relacionamentos. Para isso, a Manager lança, de forma periódica, novos produtos no mercado.

Às vezes é o lançamento de um serviço simples, mas é preciso que isso seja um diferencial da marca. Para isso, nós buscamos o cliente para entender suas necessidades. Estamos com um projeto novo para o site da empresa, por exemplo, que conta com um espaço voltado para eventuais ideias e sugestões dos condôminos, que podem se tornar um novo produto”, afirma Mahtuk.

Um exemplo de produto/serviço oferecido pela Manager é a Assembléia Digital, criada já há 5 anos para aumentar o engajamento de moradores com as questões condominiais, controlada por meio de um aplicativo, que possibilita que os condôminos acompanhem e discutam os assuntos das reuniões pelo celular ou computador. De acordo com o CEO da administradora, a implantação da Assembléia Digital resultou em um aumento de 40% na participação dos moradores nas assembléias.

Atualmente, a Manager conta com quatro sub-aplicativos, estando todos reunidos em um só. Um deles é mais tradicional e possibilita que o condômino veja relatórios financeiros, solicite a segunda via do boleto e contas a serem pagas. Pensando na criação de um bom relacionamento entre os moradores, foi criado o aplicativo Genti, que transforma “boas ações” em prêmios àqueles que mais as praticam.

Tudo que criamos como inovação na Manager visa que o condômino tenha uma facilidade melhor no cotidiano dele e também melhorar a questão de relacionamento. Facilidade é o condômino pedir um serviço e ser prontamente atendido. Pensamos nessa solução como uma forma de criar uma relação amigável dentro dos condomínios. Por meio do app é possível, por exemplo, pedir uma caixa de ferramentas emprestada, solicitar a algum vizinho que ele cuide do seu filho ou de um animal de estimação, conseguir uma carona para algum lugar. Já realizamos, também, campanhas de doação de sangue pelo aplicativo”, conta Mahtuk.

Além disso, hoje a administradora conta com soluções para serviços de portaria, que incluem dispositivos de segurança e de entrada e saída de moradores. Para o fim de 2018, a pretensão é que seja lançado uma plataforma de zeladoria, de forma a controlar as tarefas dos zeladores do condomínio, por meio de um smartphone.

Contabilidade e finanças

No entanto, realizar a administração de condomínios, como citado no início deste texto, vai muito além de estabelecer um clima amigável entre os condôminos. Envolve, também, questões contábeis e financeiras. Em São Paulo, por exemplo, foram protocoladas 13.4 mil ações condominiais por inadimplência, de acordo com dados do SECOVI-SP (Sindicato da Habitação), maior sindicato do mercado imobiliário na América Latina. O número é 33% superior ao registrado em 2015 (10.1 mil ações protocoladas). Em níveis nacionais, a taxa de inadimplência subiu de 5% para 8% entre 2016 e 2017, conforme dados da Abadi (Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis) publicados no jornal A Tribuna. Segundo a publicação, a crise econômica e o alto índice de desemprego são alguns dos motivos que resultaram no aumento dessa taxa.

Uma iniciativa brasileira que surgiu com o objetivo de diminuir as taxas e problemas relacionados à inadimplência em condomínios é a startup sergipana Inadimplência Zero, que oferece serviços diretamente a administradoras condominiais. A proposta consiste na disponibilização de segurança no pagamento de taxas de condomínio de maneira integral, de forma que a administradora e/ou o condomínio receba todo o valor, inclusive o que não for depositado pelos moradores inadimplentes.

Outra startup que também oferece serviços financeiros é o uCondo, fundado em 2015 com o objetivo de otimizar os serviços oferecidos pelas administradoras condominiais. O uCondo é uma plataforma estabelecida em cloud e pode ser acessada por meio do aplicativo ou navegador. No módulo financeiro, realizam automação financeira, geração de boletos com cálculo de juros e elaboração de relatórios, eliminando boa parte dos processos burocráticos envolvidos.

Hoje 98% das administradoras possuem um sistema que gera um arquivo de remessa para fazer a cobrança da taxa condominial, de forma manual, tendo que registrar os pagamentos no banco. Depois disso, ainda é preciso verificar diariamente, fazendo o download do arquivo de retorno do banco para verificar quais condôminos realizaram o pagamento.

O nosso objetivo foi eliminar essas partes do processo e reduzir custos, tudo com um clique. Também possuímos um sistema de envio de notificações para os moradores pelo aplicativo, como lembrete de pagamento”, afirma Marcus Nobre, Fundador e CEO do uCondo.

Além do módulo financeiro, a startup também oferece serviços de comunicação, voltados à gestão da área do condomínio, como automatização de tarefas e reservas, abertura e acompanhamento de chamados de moradores, agilização de votações de assembléias, liberação de acesso em portarias, redução de gastos, entre outros. Nobre ainda conta que há uma dificuldade em abordar inovação em grandes empresas responsáveis pela administração condominial, mas, em contrapartida, vê abertura em empresas de pequeno e médio porte.

Existe o conservadorismo e processos tradicionais dentro da área de Real Estate, mas vemos iniciativas de players atuantes em nichos de mercado e que possuem uma visão de crescimento alinhado às inovações tecnológicas”.

Leia mais sobre o que Marcus Nobre, CEO da uCondo, fala sobre inovação para Administradores de Condomínios:

O uCondo foi fundado em 2015 a partir da percepção de que as atividades exercidas pelos gestores de condomínios e administradoras, desde a comunicação/gestão de conflitos até processos financeiros e cobranças. Com o uCondo, conseguimos fazer com que as administradoras de condomínio otimizem processos, economizem dinheiro e retenham seus clientes. Durante o processo de transição de um cliente para a nossa plataforma, percebi que as tarifas bancárias possuíam valores muito altos. No mês de fevereiro, esse cliente havia gasto R$1.264,33 reais apenas com tarifas bancárias em um dos condomínios que administra. Com a utilização da nossa plataforma, no mês seguinte esse valor foi de R$950,37 e, aplicada em todos os condomínios, a redução será de mais de 20 mil reais apenas com tarifas bancárias neste ano, sem mensurar o ganho de produtividade. Hoje em dia, possuímos clientes em diversos estados do Brasil e uma fila de espera de migrações de novos clientes. Marcus Nobre, CEO da uCondo[/toggle]

É o caso da Protec Administração de Condomínios, localizada no Rio Grande do Sul, que tem buscado otimizar seus negócios por meio de inovações tecnológicas. “Há uma dificuldade em alterar processos que sempre foram feitos de uma maneira específica, mas nós somos bem inovadores em comparação ao resto do mercado daqui. Temos o nosso próprio setor de engenharia e sempre existe uma conversa sobre o que podemos fazer para inovar”, afirma Paulo Oliveira, Diretor de Operações da Protec.

Segundo Oliveira, o foco da Protec tem sido a automatização de seus processos e serviços, de maneira que consiga facilitar a comunicação entre a administradora e os condomínios que gere. Para isso, passaram a utilizar os serviços do uCondo, em uma parceria que tem rendido bons resultados para a empresa.

No início até houve uma resistência, mas hoje se tornou uma parte essencial em nosso sistema. A gente teve uma economia grande em transporte, porque antes a informação era em papel e hoje é online”, conta.

Além disso, conforme Oliveira, o aplicativo do uCondo mapeia possíveis tendências e necessidades dos clientes, a partir da geração de chamados e do conhecimento dos problemas que os condôminos enfrentam.

Leia mais sobre o que Paulo Oliveira, Diretor de Operações na Protec, fala sobre inovação para Administradores de Condomínios:

Somos fãs de tecnologia. Tudo que vem pra facilitar tem que ser bem-vindo. Nós temos o nosso próprio setor de engenharia, nosso engenheiro civil, de automação, de produção, nós temos tudo e sempre conversamos sobre onde nós podemos abordar e o que podemos levar. Hoje o uCondo nos atende meio a uma constante melhora e é um aplicativo que ninguém tem na região. Já se tornou essencial. Quando realizamos esse investimento, sabíamos que não seria resolvido do dia para a noite, mas já evoluímos bastante e a perspectiva é de que isso continue. Tivemos uma economia grande em transporte, visto que digitalizamos informações que antigamente eram físicas, em papel. Em manutenções, tivemos um lucro em torno de R$ 500 mil esse ano. Por meio do aplicativo, nós também conseguimos mapear tendências. Acompanhamos os chamados que os condôminos abrem com os maiores problemas que eles enfrentam. Conseguimos acompanhar, por exemplo, quantos chamados de manutenção foram realizados em um mês e as reclamações mais frequentes. Em cima disso, torna-se possível realizar melhorias no nosso atendimento. Paulo Oliveira, Diretor de Operações na Protec.

Automação

Uma iniciativa que busca justamente automatizar e facilitar os serviços das administradoras de imóveis é a PropertyMe, fundada em 2013, em Sydney, na Austrália. Utilizando-se de serviços de cloud, a startup oferece um software que agrega a gestão de propriedade (alertas, controle de documentação, visualização de necessidades e urgências, serviços financeiros), comunicação, atividades (inspeções de rotina, controle de tarefas, agendamento de inspeções) e contabilidade.

De acordo com Rodrigo Mendes, diretor das verticais Contábil e Imobiliária na Alterdata Software, em publicação no blog Alterdata, o acompanhamento da realização de obras está entre os maiores desafios de uma administradora de condomínios, já que é a responsável por garantir o bem-estar dos condôminos e a manutenção do orçamento. Para ele, “a terceirização pode ser uma opção interessante, pois permite que a administradora foque em apenas controlar a execução dos serviços, em vez de ter que comandá-los. Assim, a empresa pode manter suas atividades de gerenciamento do condomínio enquanto garante a qualidade das obras”.

A startup Concessus foi fundada em 2017 e nasceu de uma dor sentida pelos próprios sócios, nas duas pontas em que a empresa atua, tanto do proprietário de lote ou unidade que precisa aprovar o seu processo de construção ou reforma, quanto da administração do empreendimento, que ainda trabalha com papéis impressos e sem nenhuma ferramenta de gestão central. Segundo Mauricio Carrer, CEO da startup, a Concessus oferece uma plataforma de aprovação digital de processos de construção e reforma para loteamentos e condomínios, com um painel de controle central que permite à administração fazer a gestão unificada de todos os processos de maneira mais ágil. Funcionalidades ainda incluem notificação da diretoria do andamento de processos em tempo real, um acervo online de documentos e projetos aprovados e a disponibilização de relatórios de obras. Os relatórios são elaborados a partir de visitas técnicas regulares da equipe da Concessus, de forma a apontar a conformidade do que está sendo executado em relação ao que foi projetado e se a obra segue os regulamentos e os padrões de segurança do empreendimento.

Questões, como serviços de limpeza, segurança e portaria também são muito importantes na administração de condomínios. Um exemplo disso é a FindMe, solução criada em 2016, que leva inteligência e tecnologia ao mercado de segurança patrimonial por meio de uma plataforma de gestão online de equipes de empresas de segurança. Assim, a FindMe monitora do cumprimento de serviços de segurança de forma online, com dados baseados em nuvem, permitindo a validação de tarefas como a ronda realiza em condomínios.

As empresas de segurança que são nossos clientes normalmente estão também ligados à equipe de limpeza. Conseguimos monitorar as atividades desses profissionais, estabelecendo uma ordem de tarefas. Para a parte de portaria, nós desenvolvemos o Sempre Alerta, que é uma solução para postos fixos, para o funcionário que não realiza rondas, possibilitando monitorar suas atividades. Funciona basicamente como um alarme que toca periodicamente, com a função de manter o colaborador acordado e prestando os seus serviços. A resposta do porteiro é controlada por relatórios, se ele perde esse alarme, o score dele cai”, afirma Diogo Vinicius, CEO da FindMe.

Atualmente, a startup conta com 50 clientes, em mais de 20 estados e cerca de três mil vigilantes monitorados. De acordo com ele, os serviços prestados à cliente paranaense PoliService resultou em uma economia de mais de R$ 80 mil contratante, além da melhoria da eficiência dos serviços prestados pela empresa.

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